Informacije o obdelavi osebnih podatkov
eŠola d.o.o., Cerkvena ulica 11. 4290 Tržič, je specializirano za nudenje informacijsko komunikacijske podpore v dejavnosti vzgoje in izobraževanja (VIZ). Zaradi narave svojih storitev eŠola d.o.o. pri obdelavi osebnih podatkov praviloma nastopa v vlogi obdelovalca in osebne podatke udeležencev VIZ obdeluje v imenu upravljavcev (vrtcev, osnovnih in srednjih šol ter gimnazij). V določenih primerih pa eŠola d.o.o. nastopa kot upravljavec.
V dokumentu dajemo informacije o obdelavi osebnih podatkov v skladu z zahtevami 13. in 14. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov).
Kot upravljavec smo dostopni na naslovu eŠola d.o.o., Cerkvena ulica 11. 4290 Tržič, po e-pošti: info@easistent.com in po telefonu: 01 777 33 99.
Naša pooblaščena oseba Ana Štefančič Kričej, Inštitut za digitalizacijo šolstva za varstvo podatkov je dostopna na: ana@digitalizacija-solstva.si .
Obdelavo osebnih podatkov pri posameznih storitvah v smislu kategorij posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki in vrst osebnih podatkov, ki se obdelujejo, natančno urejamo v okviru pogojev sodelovanja, splošnih pogojev za naročilo oziroma za uporabo storitve, zato prosimo, da se pred odločitvijo za sodelovanje oziroma pred naročilom posamezne storitve seznanite tudi informacijami, ki se nanašajo na specifično obdelavo osebnih podatkov v povezavi s konkretno storitvijo. Te informacije so vselej na voljo ob specifični storitvi, v osnovni obliki pa so na voljo tudi v nadaljevanju.
Pravni temelji in nameni obdelave osebnih podatkov
Pri izvajanju storitev eAsistent na področju VIZ starši in polnoletni dijaki, naročniki na nadstandarno obliko storitve stroške komunikacije oziroma zakupa prostora za vsebine (odvisno od vrste storitve) plačajo neposredno nam. V razmerje z nami stopijo s sprejemom splošnih pogojev izvajanja storitve, obdelava osebnih podatkov tako sloni na pravnem temelju iz točke b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.
Pridobimo in naprej obdelujemo osebne podatke, ki so potrebni za zaračunavanje stroškov in eventualno njihovo izterjavo. Vrste podatkov so natančno opredeljene v splošnih pogojih in poleg identifikacijskih podatkov naročnika (ime, priimek, mobilna telefonska številka, e-mail naslov, ime in priimek otroka, oddelek ter VIZ, ki ga obiskuje) obsegajo tudi podatke o načinu plačila. Če je izbran način plačila plačilo s kreditno kartico, eŠola d.o.o. pridobi in obdeluje tudi podatke o naslovu ter podatke o številki kreditne kartice, datumu veljavnosti kartice in številki CVV.
Podatki hranimo še 5 let po poteku naročila, skladno s splošnim zastaralnim rokom iz Obligacijskega zakonika.
Pri izvajanju različnih aktivnosti na področju VIZ, usmerjenih na opolnomočenje staršev ali otrok, pridobimo in naprej za zasledovanje namena konkretne aktivnosti obdelujemo osebne podatke sodelujočih (praviloma staršev in otrok). Gre za različne storitve, kot so:
- natečaji (likovne, literarne), s katerimi spodbujamo mlade ustvarjalce, da razvijajo in pokažejo svoje talente, pri katerih objavimo dela sodelujočih ali izbranih udeležencev, obseg osebnih podatkov, ki jih obdelujemo pa je natančno opredeljen v vabilu k sodelovanju na natečaju oziroma v splošnih pogojih sodelovanja v natečaju. Takšna obdelava osebnih podatkov sloni na točki b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Izvajamo jo do izpolnitve namena oziroma najdlje še 5 let po zaključku natečaja.
- učni pripomočki (organizatorji dela, obrazci za preverjanje znanja oziroma osvojenih vsebin ipd) s katerimi želimo pomagati tako staršem kot učencem in dijakom pri doseganju njihovih izobraževalnih ciljev. Učni pripomočki so lahko na voljo v obliki aplikacije ali pa na spletni strani eŠola d.o.o. V obeh primerih obdelava osebnih podatkov uporabnikov oziroma naročnikov na naše učne pripomočke sloni na točki b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Izvajamo jo do izpolnitve namena oziroma najdlje še 5 let po prenehanju uporabe (odpovedi naročila) učnega pripomočka. Vrste osebnih podatkov so odvisne od uporabljenega učnega pripomočka in so natančno opisane v pogojih uporabe učnega pripomočka, praviloma pa gre za identifikacijske podatke naročnika in uporabnika, podatke, ki so potrebni za avtentikacijo pri uporabi storitve in podatke, ki nastajajo ob uporabi storitve. Kadar se storitev zagotavlja proti plačilu, obdelujemo tudi podatke v zvezi s plačnikom in načinom plačila.
- video in avdio posnetki vsebin, s katerimi želimo motivirati udeležence VIZ za večje osredotočanje na določena področja ali večje zanimanje za posamezno dejavnost. Pri tem na podlagi točke b prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov obdelujemo osebne podatke pripravljavcev takšnih vsebin, s katerimi se o tem individualno dogovorimo. Odvisno od načina ponujanja storitve lahko obdelujemo tudi osebne podatke naročnikov oziroma uporabnikov - praviloma identifikacijske podatke naročnika in uporabnika, podatke, ki so potrebni za avtentikacijo pri uporabi storitve in podatke, ki nastajajo ob uporabi storitve. Kadar se storitev zagotavlja proti plačilu, obdelujemo tudi podatke v zvezi s plačnikom in načinom plačila. Tudi njihove osebne podatke obdelujemo na podlagi točke b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Izvajamo jo do izpolnitve namena oziroma najdlje še 5 let po prenehanju uporabe (odpovedi naročila) video-avdio vsebin.
Pri obveščanju o naših storitvah ali storitvah, ki jih na področju VIZ ponujajo naši pogodbeni partnerji praviloma obdelujemo podatek o e-naslovu posameznika, ki se je naročil na naša obvestila. Natančne vrste osebnih podatkov, ki jih obdelujemo za ta namen (lahko tudi mobilna telefonska številka za pošiljanje kratkih sms sporočil) so navedene v privolitveni izjavi, s katero se posameznik seznani pred odločitvijo - privolitvijo. Ta obdelava osebnih podatkov sloni na točki a) prvega odstavka Splošne uredbe o varstvu podatkov in traja praviloma do preklica privolitve.
Pri obisku naših spletnih strani na podlagi točke f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (zakoniti interes) za namen zagotovitve varnosti omrežja in informacij, tj. zmožnosti omrežja ali informacijskega sistema obdelujemo podatek o naslovu internetnega protokola v povezavi s časom obiska naše spletne strani.
Osebne podatke obdelujemo tudi v primerih, ko to od nas terjajo predpisi (točka c 6/I člena Splošne uredbe o varstvu podatkov in drugi in četrti odstavek 6. člena ZVOP-2), na primer s področja davkov, prispevkov, pokojninskega in invalidskega zavarovanja ipd.
Prenos podatkov
Osebnih podatkov ne posredujemo tretjim osebam, razen, kadar to od nas zahtevajo predpisi. Vaših osebnih podatkov tudi ne posredujemo v t.i. tretje države. Vsa obdelava osebnih podatkov, tudi če je v delu zaupana našim pogodbenim partnerjem, poteka znotraj Evropske Unije oziroma Evropskega gospodarskega prostora.
Osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.
Če prejmemo zahtevo za posredovanje podatkov, postopamo po določbah 41. člena ZVOP-2, kar pomeni, da osebne podatke posredujemo le na zahtevo, ki vsebuje vse elemente iz prvega odstavka 41. člena ZVOP-2, primarno pa je uporabnik izkazal pravni temelj za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov.
Pravice posameznikov
Posamezniki imajo po Splošni uredbi o varstvu podatkov v zvezi z osebnimi podatki vrsto pravic. Zahtevo za uveljavitev pravic lahko posamezniki podajo pisno, po e-pošti, na elektronski naslov upravljavca: info@easistent.com.
eŠola d.o.o. pred izvrševanjem pravice preveri istovetnost posameznika, odgovor pa mu v roku 1 meseca od podane zahteve vselej pošlje šele potem, ko se prepriča, da bo odgovor prejela upravičena oseba. Za ta namen, lahko eŠola d.o.o. od vlagatelja zahteve pridobi tudi druge osebne podatke, s katerimi zmanjša (odpravi) tveganje, da bi se odzvala napačni osebi oziroma neupravičeni osebi.
V primeru kompleksnosti zahteve, se rok za njeno izpolnitev lahko podaljša še za 2 meseca, o čemer eŠola d.o.o. vlagatelja zahteve obvesti in mu kratko pojasni tudi razloge za podaljšanje roka.
Pri upravljavcu lahko posamezniki uveljavijo naslednje pravice: pravica dostopa do podatkov, pravico do popravka, pravico do izbrisa podatkov, pravico do omejitve obdelave, pravica do prenosljivosti podatkov in pravico do ugovora. Slednjo pravico lahko posamezniki uveljavijo v primeru obdelave osebnih podatkov na podlagi zakonitega interesa upravljavca, zatrjujoč da ta ni močnejši od njihove pravice do varstva osebnih podatkov.
Če ne ugodimo zahtevi za uveljavitev pravice, lahko posamezniki zahtevajo varstvo z vložitvijo ugovora/pritožbe pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana.
Za dodatne informacije o obdelavi osebnih podatkov se lahko obrnete na našo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov: Ana Štefančič Kričej, Inštitut za digitalizacijo šolstva za varstvo podatkov, dostopna na: ana@digitalizacija-solstva.si.
eŠola d.o.o.